おはようございます！ 金田満です。
先般Outlookの効率化でショートカットやビジネスパーソンがOutlookに費やしている時間等を紹介させて頂きました。
実際1週間試してみましたが、ショートカットを知るだけでも業務を効率化する事ができた気がします。
Outlookが効率化されますと業務効率が変わります。
ショートカット以外にも Outlookを効率化する方法がありましたのでご紹介させて頂きます。
Outlookの効率化ポイント
①受信メールには未処理のメールだけを残し、To Doの機能も兼ねる
②処理が住んだメールは、フォルダを作成しフォルダに移していく
フォルダはなるべく細かく分けない様にする
→フォルダを細かく分けた場合は、フォルダの仕分けに思考を要し、フォルダ分けに時間がかかる
③フォルダを分けて整理をするのではなく、検索機能で必要なメールを探す
メールの検索は、Ctrl + Eで呼び出す事ができる
④検索には必要な軸となる「差出人」・「件名」等を追加し、
検索を簡単にできる様にしておく
Outlookには「検索フォルダ」というものがあり、フォルダに入れたメールをあたかも仕分けしたかの様に見せる事ができる
⑤基本的にはメールは削除しない
必要か不要かを考えるのに時間を要すので、一度用件が済んだら他のフォルダに移し、
必要になったら検索で見つけられる様にしておく
⑥クイック操作で、繰り返し行う操作を自動化する
⑦「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす
⑧送信したメールを自動で閉じる
上記を試し、引き続き業務の効率化を図りたいと考えております。
他にも良い方法がございましたら、紹介させて頂きます。
本日もありがとうございました。
