【仕事効率化】Outlookの効率化について②

おはようございます! 金田満です。

 

先般Outlookの効率化でショートカットやビジネスパーソンがOutlookに費やしている時間等を紹介させて頂きました。

実際1週間試してみましたが、ショートカットを知るだけでも業務を効率化する事ができた気がします。

 

 Outlookが効率化されますと業務効率が変わります。

ショートカット以外にも Outlookを効率化する方法がありましたのでご紹介させて頂きます。

 

Outlookの効率化ポイント

①受信メールには未処理のメールだけを残し、To Doの機能も兼ねる

②処理が住んだメールは、フォルダを作成しフォルダに移していく

 フォルダはなるべく細かく分けない様にする

 →フォルダを細かく分けた場合は、フォルダの仕分けに思考を要し、フォルダ分けに時間がかかる

 

③フォルダを分けて整理をするのではなく、検索機能で必要なメールを探す

 メールの検索は、Ctrl + Eで呼び出す事ができる

 

④検索には必要な軸となる「差出人」・「件名」等を追加し、

 検索を簡単にできる様にしておく

 Outlookには「検索フォルダ」というものがあり、フォルダに入れたメールをあたかも仕分けしたかの様に見せる事ができる

 

⑤基本的にはメールは削除しない

 必要か不要かを考えるのに時間を要すので、一度用件が済んだら他のフォルダに移し、

 必要になったら検索で見つけられる様にしておく

 

⑥クイック操作で、繰り返し行う操作を自動化する

 

⑦「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす

 

⑧送信したメールを自動で閉じる

 

上記を試し、引き続き業務の効率化を図りたいと考えております。

他にも良い方法がございましたら、紹介させて頂きます。

 

本日もありがとうございました。

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