【仕事効率化】Outlookの効率化について①

おはようございます! 金田満です。

 

アウトルックの効率化につき、教えてもらいましたのでその内容を共有させて頂きます。

 

自分は現在兼務出向となっており、Outlookやスケジューラなどを勤務先と出向先で2個以上基本的には管理しております。

なるべく仕事を効率化できる材料を日々考えております。

 

先回はiPadをご紹介させて頂きましたが、今回はOutlookをご紹介させて頂きます。

自分の業務を振り返ってみても、Outlookに費やしている時間は非常に多いと感じています。

ビジネスパーソンは平均500時間/年も費やしているというデータもあるそうです。

 

Outlookが導入されている組織の場合、アプリケーションの稼働時間の長さは次の様になっているそうです。

①Outlook > ②エクセル > ③パワーポイント

 

そのため、マウスを使わず、ショートカットを活用したキーボード操作が可能になる事で、Outlookを効率化していく事ができます。

 

覚えておくと便利なOutlook10個のショートカット

①Ctrl + R      = 返信

②Tab / Shift + Tab   = 次 / 前のマスへ移動

③Esc          = 閉じる / 止める / クリア

④Ctrl + F       = 転送

⑤Ctrl + < / >       = 前 / 次のメールへ

⑥Ctrl + N         = 新しいアイテムの起動

⑦Ctrl + Enter      = メールの送信

⑧Ctrl + E       = メールの検索

⑨Ctrl + Shift + < / >  = 文字のフォントを小さく / 大きくする

⑩Ctrl + 1 / 2       = メール画面⇄予定表画面への切り替え

 

本日は簡単なショートカットをご紹介させて頂きましたが、Outlookに限らず、業務の効率化が図れるものがありましたら、ご紹介させて頂きます。

Outlookの業務は、次の通り整理ができます。

①書く

②読む

③整理する(探す)

 

特に、自分の場合は整理するに時間をかけておりますので、ここの部分の効率化も考えていきたいです。

 

本日もありがとうございました。

最新情報をチェックしよう!