こんばんは！ 金田満です。
大事なプレゼンや決裁資料の作成など、資料作成が上手にできると仕事の場面において、得することがたくさんあると考えております。これまでに教わったことをご参考までに紹介させて頂きます。
■いい提案書とは
単独のたびに耐えられるもの
→ 担当者の手を離れた提案書は、お客様や社内をたった一人で旅をする。提案書単独で「意志」が明確に伝わる必要がある。良い企画書は言葉が厳選されており、たったひとつの言葉にたどり着くまで、膨大な議論やリサーチが重ねられている。
■資料作成の基本7つのルール
①1歩踏み込んだ目的＆ゴールを設定する
資料作成の第一歩は目的とゴールを決めること。事実を伝えることだけではなく、相手にアクションをとってもらうために作るもの。もう1歩踏み込んで、誰のどんなアクションを引き出すのかを明確にイメージすることが必要。
②相手の期待値を把握する
完成度が高くても、納期遅れの資料は紙くず同然資料作成でも、「QCD」、品質：Quality・価格：Cost・納期：Deliveryの３つの要素が重要。
③プレゼン資料の苦手意識を克服するコツ
プレゼン資料は「〇〇だから、●●すべきである」という根拠と主張がそろったメッセージを作り込むことに加え、シナリオが必要。シナリオとは、スタート地点のAから、ゴールのB地点まで、丁寧に段階を踏んで、相手の変化を積み上げ行くストーリーのこと。
④相手のリアリティ」に訴える表現を
具体性に欠けると相手がわかりづらくなる。ただ、数字で表現する場合は相手のイメージしやすい定量的なイメージで伝える。「年間の睡眠時間は2,920時間」ではなく、「1日の3分の1は寝て過ごす」等。
⑤資料作りの鉄則を理論的に学ぶ
資料作成の鍵はセンスではなく、理論。情報を理論的に積み上げていくことが重要。グラフであれば、内訳を示すときは円グラフ、推移を示すときは折れ線グラフ。色についても、ベースカラーを決めて、色の濃淡で強弱を表現する。
⑥書くことが抜けていないか確認すること
「空・雨・雲」はコンサル業界で徹底的に叩き込まれるセオリーとのこと。「空を見たら雲が広がっている」（事実）→「雨が降りそうだ」（解釈）→「傘を持っていこう」（行動）という一連の流れが必要。
⑦社内の資料に全て目を通すくらいのいいサンプルを集める
資料作成の極意は良いサンプルにたくさん触れること。社内で仕事ができる人の資料をや、成功を収めた案件の決裁書など、とにかく多くの資料を見ることが重要。自分の中にたくさんのストックを保有しておくことも重要。必要なときに適した資料を探すことは逆に時間がかかってしまう。
本日もありがとうございました。
